মাইক্রোসফট এক্সেলে কিছু মজার কাজ

আজকে আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলের কিছু মজার কাজ সম্পর্কে জানবো। আসুন কথা না বাড়িয়ে শুরু করি।

অটোফিল করে আমরা সহজেই ক্রমিক নাম্বার বের করতে পারি MS Excel এ। যেমন ১ ২ ৩ ৪ ৫ ৬ , কিন্তু Excel এ বর্ণ বা অক্ষর এর ক্রমিক লিস্ট ঠিক একই ভাবে বের করা যায় না। ধরুন আপনি চাইছেন excel এ a b c d e f g … এরকম লাগবে। আর এটি করতে হয় অন্য একটি ট্রিকস ব্যবহার করে। আর সেই ট্রিকস আমরা আজ আলোচনা করবো।

মাইক্রোসফট এক্সেল দিয়ে গানিতিক, পরিসংখ্যানিক বিভিন্ন ধরনের হিসাব নিকাশ এর কাজ করা যায় আমরা অনেকেই জানি। তবে আজকে আমরা দেখাবো কিভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলে বর্ণ বা অক্ষর এর ক্রমিক লিস্ট তৈরি করা যায়। আসুন আলোচনা সাপেক্ষে জেনে নেই।

বর্ণ বা অক্ষর এর ক্রমিক লিস্ট তৈরি করার নিয়মঃ

মাইক্রোসফট এক্সেল এ বর্ণ বা অক্ষর ব্যবহার করে ক্রমিক লিস্ট তৈরি করার জন্য প্রথমে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল প্রোগ্রামটি ওপেন করুন। এবার ধরুন আপনি ১ থেকে ১০০ নিবেন, A1 Cell এ 1 এবং A2 cell এ 2 লিখার পর দুটোই সিলেক্ট করে এবার A1 ও A2 cell select করে A2 সেলের নিচের কোনায় মাউস নিয়ে গেলে যে + সাইন আসে তাতে ক্লিক করে নিচের দিকে টানলে দেখবেন যে ক্রম আকারে সংখ্যা আসবে। কিন্তু একই ভাবে a b লিখে টানলে দেখবেন আসছে না ।

এক্সেলে একটি ফাংশন আছে char() যা নাম্বার কে বর্নে রুপান্তর করে। আর char(65) এর আউটপুট হয় A, তো আমরা যদি 65 66 … 90 পর্যন্ত আগের মতো বের করে নেই এবং পরে সেই নাম্বার গুলো character এ convert করি তাহলে কেমন হয়? তো c1 cell এ করে 65 থেকে 90 পর্যন্ত টেনে নিন খুব সহজেই।

ওপেন করার পর উপরে ছবিটির মতো বাম পাশে ৬৫ থেকে ৯০ পযন্ত সংখ্যা বসানো হয়ে গেলে উপরের লাল মার্ক করা D1 সেলে এ টাইপ করুন =CHAR(c1) এবং Enter চাপুন। Enter চাপলে সেখানে বড় হাতের A দেখা যাবে। এবার A to Z নিয়ে আসার জন্য D1 সেলে ক্লিক করে অটো ফিল করুন D25 cell পর্যন্ত, পেয়ে যাবেন A to Z. কিন্তু এরা C column এর ডাটার উপরে নির্ভরশীল। তাহলে কি করা যায় ?

প্রথমেই A to Z যেগুলো মাত্র তৈরি করলেন সেগুলো সিলেক্ট করুন। তার পর সেগুলোকে কপি করার জন্য Ctrl + C চাপুন অথবা এর উপর রাইট ক্লিক করেও Copy করতে পারেন। এর পর ধরে নিলাম যে আপনি সেগুলো কে A কলামে নিবেন। তো A1 cell এ রাইট ক্লিক করে Values আকারে সেভ করুন । নিচের ছবিতে দেখুন, এক্সেলে কোন লিখা বা ফর্মূলা থেকে বের হওয়া রেজাল্টগুলো কপি করে অন্য জায়গায় নেবার জন্য সেগুলো কপি করে অন্য জায়গায় ভ্যালু আকারে রাখা হয়। আর কপি থাকা অবস্থায় অন্য সেলে রাইট ক্লিক করলে 123 সহ একটি আইকন আসে Paste Options এ ।

ছোট হাতের বর্ণ বা অক্ষর এর ক্রমিক লিস্টঃ

ঠিক উপরের নিয়ম অনুসারে করতে হবে। কিন্ত এখানে ৬৫ এর স্থানে ৯৭ বসিয়ে দিন এবং এর পরের ঘরে ৯৮ বসিয়ে AutoFill করে ১২২ পর্যন্ত যান। এর পর D2 সেলে আগের মতোই ফর্মূলা লিখে Autofill ব্যবহার করুন। পেয়ে যাবেন ছোট হাতের a – z এর তালিকাও।

এবার আমরা আলোচনা করবো কিভাবে এক্সেলে Data Validation করা যায়। যেমন ধরুন, আপনি এক্সেল ওয়ার্কশিটে একটি ডাটা লিস্ট তৈরি করেছেন। এখন আপনি চাচ্ছেন আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে B2 থেকে B15 পর্যন্ত সেলগুলোতে শুধু টেক্সট লিখতে দিবেন কোন নাম্বার লিখতে দিবেন না। তো কিভাবে এক্সেলে আমরা শুধু টেক্সট লিখতে দিবো অন্য কিছু না। আসুন আমরা নিচের অংশ থেকে জেনে নেই।

সাধারণত এই কাজটি করার জন্য আমরা এক্সেল থেকে Data Validation অপশন ব্যবহার করবো। Data Validation ব্যবহার করবার জন্য প্রথমে এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে যে পর্যন্ত ডাটা লিস্ট তৈরি করতে চাচ্ছেন, সে পর্যন্ত লিস্টটি সিলেক্ট করুন।

আমার ক্ষেত্রে B2 থেকে B15 পর্যন্ত সেল সিলেক্ট করেছি। সেল সিলেক্ট করার পর এক্সেল এর রিবন থেকে Data তে ক্লিক করে Data Validation এ যান।

এবার Settings থেকে Allow এ ক্লিক করলে নিচের দিকে বেশ কিছু অপশন দেখা যাবে। এবার সেখান থেকে লাল মার্ক করা Custom লেখা অপশনে ক্লিক করলে Formula লিখবার একটি ঘর চলে আসবে।

এবার উপরের লাল মার্ক করা Formula ঘরে টাইপ করুন =ISTEXT(B2:B15) এবং নিচের OK লেখা বাটনে ক্লিক করুন। এবার B2 থেকে B15 ঘরগুলোতে নাম্বার লিখে চেক করে দেখুন। নাম্বার লেখা যায় কি না।

Attendance Sheet সম্পর্কে কম বেশি আমরা সকলেই জানি। ছোট বেলায় আমরা সকলেই স্কুলে Attendance অর্থাৎ হাজিরা দিয়েছি। এই Attendance Sheet প্রতিষ্ঠান ভেদে আলাদা আলাদা হতে পারে। চলুন আজ আমরা একটি অফিশিয়াল Attendance Sheet তৈরি করব। যদিও এটি হবে একটি Example Attendance Sheet তবুও আশা করা যায় আমাদের এই আলোচনা থেকে আপনি মোটামুটি ভাবে একটি ভালো ধারণা পাবেন কিভাবে এক্সেলে Attendance Sheet তৈরি করতে হয়।

আমি একটি নিজের মতো করে হাজিরা সিট তৈরি করেছি। এই হাজিরা সীটে লক্ষ্য করলে দেখবেন দশজন কর্মচারীর নাম এবং এক সপ্তাহে তাদের হাজিরা কেমন ছিল সেটি দেখানো হয়েছে। এছাড়াও হাজিরা সিটের উপরের সিঙ্গেল ওয়ার্ড গুলোর পুরো অর্থ দেয়া হয়েছে, যাতে করে P, A, L, HD এর অর্থ গুলো কি সেটি বোঝা যায়। হাজিরা সিটের কিছু অংশ ফাঁকা রাখা হয়েছে, এখন আমরা এই ফাঁকা জায়গায় প্রতিজন কর্মচারীর Attendance বের করে দেখাবো।

এবার আমরা প্রতিজন কর্মচারীর টোটাল দিন বের করবো। সে ক্ষেত্রে উপরের ওয়ার্কসিট অনুযায়ী K5 সেলটি সিলেক্ট করুন অর্থাৎ K5 এ সেল পয়েন্টার রাখুন তারপর ফর্মুলা ব্যবহার করুন। এখানে COUNTA ফাংশনটি প্রয়োগ করতে হবে। ফর্মুলাটি হবে =COUNTA(D5:J5)। এখানে ফর্মুলাটি নিয়ে একটু আলোচনা করি, তাহলে আপনার বিষয়টি বুঝতে সুবিধা হবে। COUNTA ফাংশনটির নাম থেকেই বোঝা যায় এটি একটি গণনাকারী ফাংশন। এই ফাংশনটি প্রয়োগের সময় যে কয়টি ভ্যালু সমৃদ্ধ সেল রয়েছে সেই সেল গুলো গণনা করে রেজাল্ট দিয়ে থাকে। আর এখানে D5:J5 হল সেই এক সপ্তাহের টোটাল হাজিরার গণনা। আশা করি বিষয়টি বুঝতে পেরেছেন।

K5 সেলটি সিলেক্ট করুন তারপর টাইপ করুন =COUNTA(D5:J5) অথবা K5 সেলটি সিলেক্ট করে ফর্মুলা বারেও ফর্মুলাটি টাইপ করতে পারেন। এবার এন্টার প্রেস করুন, তাহলে D5 থেকে J5 সেল পর্যন্ত হাজিরার দিন সংখ্যার ফলাফল চলে আসবে।

উপরের চিত্রে চিহ্নিত অংশ গুলো দেখুন, K5 সেলে টোটাল দিন বের করা হয়েছে এবং আর জন্য যে ফর্মুলাটি প্রয়োগ করা হয়েছে সেটি ফর্মুলা বারে দেখা যাচ্ছে।

এবার বাকি নয়জনের একই ফর্মুলায় টোটাল দিনের হিসাব পেতে Auto Fill Option টি ব্যবহার করুন। অর্থাৎ সেলটির নিচের অংশে ডানদিকে মাউস রেখে Left বাটন চেপে ধরে সব গুলো ঘর পুরণ করুন। তাহলে একই ফর্মুলাই বাকি সকলের টোটাল দিনের হিসাব চলে আসবে।

এবার আমরা প্রত্যেক কর্মচারীর Absent অর্থাৎ অনুপস্থিতির দিন গুলো বের করবো। সে ক্ষেত্রে L5 সেলটি সিলেক্ট করতে হবে অর্থাৎ L5 সেলে সেল পয়েন্টার রেখে টাইপ করুন অথবা সেলটি সিলেক্ট করে ফর্মুলা বারে টাইপ করলেও হবে। ফর্মুলাটি হবে =COUNTIF(D5:J5,”a”)। এখানে যেহেতু আমরা একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু অর্থাৎ A= Absent কাউন্ট করবো সে জন্য COUNTIF ফাংশনটি প্রয়োগ করতে হবে। এছাড়াও (D5:J5,”a”) দেয়ার অর্থ হল D5 থেকে J5 পর্যন্ত সেলের মধ্যে থেকে যে কয়দিন Absent রয়েছে সেই দিন গুলো কাউন্ট করে বের করা করার জন্য। এখন নিচের চিত্রে দেখুন এই ফর্মুলা প্রয়োগ করে কি ফলাফল বের হয়।

লক্ষ্য করুন, সাত দিনের মধ্যে থেকে Absent Day কাউন্ট করার জন্য COUNTIF ফর্মুলা প্রয়োগ করা হয়েছে। এবার Auto Fill Option ব্যবহার করে একই ফর্মুলাই বাকি নয়জন কর্মচারীর Absent Day বের করে নিতে হবে।

Auto Fill option ব্যবহার করে বাকি সকল কর্মচারীর Absent Day বের করা হয়েছে। এবার একই ভাবে COUNTIF ফাংশন প্রয়োগ করে Leave, Half Day এবং Present Day বের করবো। কিন্তু ফর্মুলাটি একই থাকবে শুধু মাত্র “a” এর পরিবর্তে Leave এর জন্য “L” এবং Half Day এর জন্য “HD” ও Present এর জন্য “P” ব্যবহার করতে হবে।

লক্ষ্য করুন, Half Day কাউন্ট করার জন্য কি ফর্মুলা প্রয়োগ করা হয়েছে। এবার আমরা Present Day কাউন্ট করবো। কিন্তু এখানে একটি বিষয় রয়েছে আর সেটি হল, যদি এই Attendance Sheet টি স্কুলের জন্য হয় তাহলে Off Day কাউন্টের বাইরে থাকবে। যেহেতু আমরা একটি অফিশিয়াল Attendance Sheet তৈরি করছি, তাই Off Day সহ কাউন্ট করার জন্য ফর্মুলাটির সাথে Off Day যোগ করে দিতে হবে। তাহলে ফর্মুলাটি হবে =COUNTIF(D5:J5,”p”)+COUNTIF(D5:J5,”Off”) তাহলে Off Day সহ দিন গুলো কাউন্ট করা হবে। চলুন তাহলে দেখে নেয়া যাক, ফলাফল কি দাঁড়ায়ঃ

লক্ষ্য করুন, সাতদিনে কর্মচারীদের Present Day কাউন্ট করার ফর্মুলা কি প্রয়োগ করা হয়েছে সেটি দেখানো হয়েছে।

Attendance Sheet টি সম্পূর্ণ করা হয়েছে। এখন আপনি যদি কোন কর্মচারীর যে কোন দিনের কাউন্ট পরিবর্তন করেন তাহলে অটোম্যাটিক ফর্মুলা অনুযায়ী সেটির কাউন্ট পরিবর্তন হয়ে যাবে।

আশা করি ব্লগটিতে আলোচিত বিষয়গুলো বুঝতে পেরেছেন। ব্লগটি পড়ার জন্য সবাইকে অনেক অনেক ধন্যবাদ জানিয়ে এখানেই শেষ করছি। আসসালামু আলাইকুম।